DF (Portable Document Format) ble oppfunnet av Adobe for å kunne distribuere informasjon på tvers av dataformater og operativsystemer. Formatet har blitt en formidabel suksess, og en de facto standard på WWW. Alle profesjonelle organisasjoner med respekt for seg selv distribuerer sin informasjon på PDF format.
Hvorfor er dette lurt?
De fleste tekstbehandlere bruker proprietære dataformater. Dette betyr at filene inneholder masse informasjon (koder) som ikke er synlig, men som bestemmer hvordan teksten ser ut og oppfører seg. Disse kodene holder de gjerne hemmelig.
Desverre er det ikke slik at forskjellige tekstbehandlere leser hverandres formater. Et typisk eksempel er Microsoft, som i ren forakt for sine kunder klarer å gjøre det slik at kunder med gamle versjoner av Word ikke klarer å lese filene fra de kundene som har nye versjoner av samme program.
Hvis du skal distribuere en tekst du har skrevet i for eksempel Word er det derfor ganske klønete å anta at “alle” har Word. Det har de nemlig ikke.
- Kanskje skal dokumentet ditt åpnes på en felles-PC på en internett kafe?
- Kanskje skal det åpnes på en PC som ikke har Windows operativsystem?
- Kanskje skal dokumentet åpnes at en leser som ikke vil bruke tusenvis av kroner for å kjøpe Word (og som heller ikke vil stjele det…)
Hvis du vil at dokumentet ditt skal leses MÅ du bruke et format som kan leses av alle.
Hva kan PDF filen brukes til?
I utgangspunktet er PDF et format som er beregnet for utskrifter. Hvis du har laget et dokument i A4 blir PDF’en i A4. Til gjengjeld er det veldig nøyaktig, slik at den A4-siden du laget blir helt riktig når en annen person senere skriver ut PDF’en.
PDF er ikke et format som kan brukes til tekstbehandling. På den måten vil du alltid ha kontroll på hvordan dokumentet ditt ser ut. Imidlertidig er det lagt til masse funksjonalitet som andre brukere kan dra nytte av. Merk forøvrig at ikke alle disse funksjonene er tilgjengelig i “Acrobat Reader” eller i forskjellige gratisversjoner av PDF program:
- Tekst kan kopieres ut
- Tekst kan kommenteres (understrekes, “gules ut”, overstrykes etc)
- Nye kommentarer kan legges inn (tekstbokser, kommentarbokser etc)
- Bilder kan kopieres ut
- Bilder kan eksporteres
